PDCAサイクルでデキル人間へ進化できる!PDCAが自己成長につながる5つの理由と効果的な方法を大公開!

★はじめに

 

皆さんはPDCAという言葉をご存知でしょうか。ビジネスマンの方などにはなじみの深い
言葉かもしれませんが、初めて聞いたという方もいらっしゃるかもしれません。

 

PDCAとは、P(Plan:計画)D(Do:実行)C(Check:評価)A(Action:改善)の4つを表しており、効率的に業務等をこなすための手法のひとつなのです。以下をご覧ください。

 

<Plan(計画)>

従来の実績や将来の予測などをもとにして
業務等の計画を作成する。

 

<Do(実行)>

計画に沿って業務を行う。

 

<Check(評価)>

業務の実施が計画通りかどうかを評価する。

 

<Act(改善)>

計画通りにいかなかった部分を調べて改善。
次の計画に組み込む。

 

このPDCAは1つの業務(タスク)について用いる場合もありますし、その日1日の過ごし方
について用いる場合もあります。具体的な方法については後程ご紹介させていただきます。
また、PDCAはActで改善策を打出し後、実際に行動しなければ意味がありません。つまり
PDCA→PDCA→PDCA・・・と繰り返すことで初めて、効果が得られます。このことから、
PDCAを用いることを「PDCAサイクルをまわす」という言い方をします。

 

この記事では、PDCAサイクルが自己の成長にどのように役に立つのか、また、効果的なや
り方はどのようなものなのかを説明させていただきました!どうぞご覧ください!

 



 


★PDCAサイクルのココがスゴイ!5つのメリット

 

では、PDCAサイクルを業務に取り入れるべき理由を体験等も含め、5つご紹介します。

 

【高いモチベーションが保たれる】

PDCAサイクルを回すとは、すなわち仕事やプライベートにおいて結果を残せる自分に成長
できる
ようにするということです。成果が目に見えるようになると、次の行動が楽しくなり、
モチベーションが爆上がりします!これはPDCAサイクル最大のメリットと言っても過言ではありません。

 

【行動力が格段に上がる】

①で述べたように、PDCAサイクルを上手く回せるようになると自身の行動が変わります。
タスクをより効率よくこなすために最善の行動をとれるようになるため、時間にも余裕
ができ、行動力が上がります。当然行動力が上がれば、仕事やプライベートも充実した
ものになること間違いありません。

 

【仕事等でミスをしなくなる】

これは僕自身の体験談なのですが、以前の僕は大変ツメが甘く、よく小さなミスを繰り返し
ていました。いったい何がいけないのかとPDCAサイクルを回しながら、徐々に行動を改善していきました。そのうちに、タスク量が増えた際には、そのたびに5分~10分程、スケジ
ュールを一度確認する癖をつけた方が良いということが分かり、実践したところ、ミスを
ほぼ0にすることができたのです。

 

自分の成長を実感できたことは今でも自分の自信につながっています。

 

【夢が叶う】

PDCAサイクルを回し、自身の行動を改善することの最終目的は自分の夢や目標を実現させ
ることです。例えば「将来海外で仕事がしたい」という夢があったとしましょう。そのため
に目標をいくつか決めることになります。「来年までにTOEICで〇〇点取る」、「英検1級を
とる」「海外の人とコミュニケーションをとれるようになる」等々です。そしてその目標
を達成すべく、PDCAサイクルを回していくのです。

 

最初は海外で仕事がしたいという漠然とした夢でしかなかったものが、だんだんと現実味を
帯びてきましたよね。PDCAサイクルを回すことは夢を叶えるための1つのツールであると言
えるのです。

 

【無駄な行動が減る】

②でお話したように行動力があがることで、無駄な行動というものが減ります。業務中に
だらけてしまったり、ついつい休憩を長めに取りすぎてしまったりといった「無駄な時間」
を削ることができるのです。これも仕事の効率化に直結することは言うまでもありません。

 


★効果的なやり方ー1日の計画編ー

 

まずはノートを1冊用意しましょう。それがPDCAサイクルを実際に書き込んでいくノート
になります。今使っている手帳がある方はそれでも構いませんが、できれば専用のノート
を用意することをおススメします。また、大きさですが、色々と細かい部分まで書き込め
るように、B5もしくはA4サイズのものを使用した方がよいかと思います!

 

ノートが用意できたら、PDCAサイクルを書き込む準備として、ノートを横向きにおいて縦
線3本で4つの仕切りを作りましょう。下の写真を参考にしてください。

 

ちなみに私はノートの上側(写真の向きでは右側)にややスペースがあるノートを使用して
います。この欄にその日1日の目標やプロジェクトの最終目標等を書き込むことができるの
です。

 

PDCAサイクルを回す際には必ず目標を設定することが重要です。その際に大切なのは大目
標とそれを達成するための中目標を数値化して設定することです。

例えば大目標として

「センター試験で720点/900点をとる」を掲げたとしましょう。その場合、それを達成する
ための中目標としては「夏の模試で全教科得点率8割以上を達成する」「英語の得点を現状
から+10点、数学は+5点引き上げる」といったものが考えられます。そしてその中目標に
合わせてPDCAサイクルを組み、回していけばよいのです。

 

PDCAサイクルを回す頻度は毎日でなくても構いませんが、できるだけ高頻度で回すことが
重要です。1日ごとに日々のタスクについて回す場合は毎日実施することになります。頻度
を上げればそれだけ自身の行動を分析し、改善できる回数も増えるということですから、
より短期間で自分をレベルアップさせることができるのです。

 

 

 

さて、線引きが終ったら、準備は完了です。左のスペースから順番にP→D→C→Aを書いて
いきます。例として1日のPDCAサイクルを書く場合の手順は以下の通りです。

 

①1日のP(プラン)を立て、書き込む。

その日1日でやるべきこと、決まっている予定等を書きこんでいきます。書き方は自由です
が、一番左端に時間軸を書き込むとスケジュール帳としても使用することが可能です。この
時その日一日の目標をあらかじめ設定しておき、そこに到達するために計画を立てるのが
ポイントになります。

 

例えば「今日は次の会議で提案するアイデアの、プレゼン資料を完成させる」という目標
を立てたとします。そこに向けて、やるべきことを書きだしていくのです。<データを収集
する><担当の○○さんとMTGの時間を設ける><プレゼン時間を上司に確認する>等々、い
くつかのタスクが上がってくると思います。

 

また、自分のタスクとは別に日々のルーティンワークや社内会議等も一日のスケジュール
に組み込まなくてはなりません。ここで考えるべきは目標を達成するためにはどの順番で、
各タスクどれくらいの時間をかけてこなしていけばよいかということです。ただ適当にタ
スクを並べるのではなく、より効率の良い順番や時間配分を考えてみましょう。

 

②実際の行動を書き込む。

1日が終了した後、実際の行動内容をD(実行)の欄に書き込みます。P(プラン)に対して
自分がどのように行動したかを時間に沿って書きだしてみましょう。

 

③その日の行動を評価する。

ここからが大切です。次のような基準を設けて1日を振り返り、評価しましょう。

●P(プラン)通りD(実行)できていたか。
(できなかった場合はその理由も考察)
⇒感想ではなく、検証を行うこと!

 

●問題やミスは発生していないか。

⇒人間の犯すミスは次の5つに分類されます。

①Mission(意志や使命感)の
欠如によるミス

②Machine(機械やツールの不具合)
によるミス

③Management(管理)によるミス

④Media(情報伝達)によるミス

⑤Man(人間の判断)によるミス

 

振り返りの過程で問題やミスが発生した場合はこれら5つのうち、どれに該当するのかを明
確にし、そこから対処法、改善策等を探っていくとスムーズです。

 

④改善策を打ち出し行動内容として記入。

PDCAサイクルにおいてCと並んで重要なのが、A(Action)です。行動の改善こそがPDCA
サイクルの目的であるからですね。Cで洗い出された問題点を解決するための方法を思いつ
く限り考え、具体的な行動に落とし込み、文字として書いてみましょう。

 

改善案を考えるためのコツとして、「見える化」というものがあります。毎日必ず行う業
務(ルーティンワーク)は日々当たり前に行っているため、より一層問題点に気づきにく
いものです。

 

そこで!

 

自分の業務の、スタートから完了までの流れをマニュアルをつくる要領で書き出してみま
しょう。どのような手順で、どのような方法で業務を遂行し、どのような判断基準を設け
ながら突発的な事柄にも対応しているか、そのように全ての業務を可視化していくことで
業務における改善点もみつけやすくなるのです。より客観的な視点を手に入れることもで
きます。

 

またPDCAサイクルの回し方は実は’’円’’ではありません。らせん階段を上るように上昇して
いかなければならないのです。つまり、Actionの段階でやり方を改善し、常にレベルアップ
しなければ意味がないということです。普段当たり前にやっている業務でさえ、どうすれば
もっと効率的に短時間で進められるだろうかと考えることで、’’あたり前’’のレベルアップ
を図ることが重要なのです。

 


★書籍紹介

 

PDCAサイクルに関して書かれた書籍をご紹介させていただきます。ご参考ください。

 

『まんがで身につくPDCA』
あさ出版
《原マサヒコ・兼島信哉著》

 

『自分を劇的に成長させるPDCAノート』
フォレスト出版
《岡村拓朗著》

 


★最後に・・・・・・

 

いかがでしたでしょうか。

 

これを機会にPDCAサイクルについての知識を深め、自己の成長につなげていただければ、
幸いです。また、今回紹介し他書籍以外にもPDCAサイクルに書かれた書籍等は数多くあり
ますので、書店で手に取ってみるのもおススメです!

 

今回は以上です。ありがとうございました。

 

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